Kokous, palaveri vai neuvottelu? Rakkaalla lapsella on monta nimeä

Työyhteisöjen sisäisiä kokoontumisia kutsutaan monilla eri termeillä. Yleisimmin käytetään termejä palaveri, kokous ja neuvottelu. Tavoitteet ja toivottu lopputulos ohjaavat pitkälti kokoontumisen luonnetta.

Kokous määritellään määrämuotoiseksi, sääntöihin sidotuksi vuorovaikutustapahtumaksi. Osallistujilla on tiettyjä institutionaalisia rooleja, jotka näkyvät tilanteessa erilaisiin oikeuksiin ja vastuihin suuntautumisena. Kokouksessa painotetaan määrämuotoisia menettelytapoja ja sääntöjä, joilla pyritään takaamaan kokouksen osallistujille mahdollisimman yhdenvertaiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet sekä toisaalta kokouksen joustava ja riittävän nopea eteneminen. Kokouksen muodollisuutta määrittävät lait, säännöt ja kokoustapa. Tyyliltään kokouksissa tapahtuva vuorovaikutus ja viestintä ovat keskimääräistä muodollisempaa ja kokousrutiineihin sidottua. Kokouksilla on puheenjohtaja ja sihteeri, ja kaikilla läsnäolijoilla on jonkin asteinen yhteisymmärrys toiminnan tavoitteista.

Palaveri on kokousta joustavampi ja vapaamuotoisempi. Usein palaverilla tarkoitetaan lyhytkestoista neuvonpitoa, jossa vuorovaikutus on rikasta, puheenvuoroja voidaan käyttää pyytämättä ja muistiota ei välttämättä laadita. Neuvottelun avulla pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys neuvoteltavasta asiasta. Neuvottelu on tavoitteellinen, valittujen osanottajien välinen vuorovaikutus. Palaverien tavoin neuvottelut ovat joustavia ja vuorovaikutteisia. Hyvä ilmapiiri on neuvottelun onnistumisen kannalta merkittävämpää kuin kaavan noudattaminen.

Käytännössä kokous-, palaveri- ja neuvottelutermejä käytetään organisaatioissa sekaisin. Joissakin organisaatioissa puhutaan kokouksista, toisissa taas palavereista tai neuvotteluista. Työyhteisöissä on kokouksia, joissa asialista on puheenjohtajan korvien välissä, on kokouskaavaa noudattavia palavereita ja on myös neuvotteluja, joissa neuvottelun sijaan vaihdetaan ajatuksia. Yhteistä niillä on tavoitteena päästä yhteiseen tulokseen.

Yhä useammin järjestetään virtuaalikokouksia, jolloin henkilöt eri paikkakunnilta tai eri maista voivat osallistua yhteiseen kokoukseen. Virtuaalikokousten hyödyntäminen säästää aikaa, vähentää matkakustannuksia ja ympäristöhaittoja. Alkavan ryhmän ensimmäinen kokous kannattaa mahdollisuuksien mukaan järjestää kasvotusten. Kasvotusten viestintä on tärkeää, varsinkin jos osallistujat eivät tunne toisiaan. Verkostotyökaluilla voidaan tehostaa myös face-to-face – palavereita. Kokousajankohtien sopiminen on yksi iso kustannus ja turhautumisen aihe työssä. Jaettu sähköinen kalenteri on jo käytössä monessa yrityksessä. Sopivien kokousajankohtien löytämiseen on olemassa myös helppokäyttöisiä verkkopalveluja.

 

Lähteet:
Kansanen, A.2002. Neuvottelu- ja kokoustaito.
Niipola, S. & Rauramo, P. 2008. Hyvät kokouskäytänteet työpaikan arjessa.
Nikander, P. 2002. Moniammatillinen viestintä: Yhteistyö ja päätöksenteko sosiaali- ja terveydenhuollossa.
Otala, L. & Pöysti, K. 2012. Kilpailukyky 2.0.
Surakka, T. 2006. Työyhteisön palaverit – yhdessä tavoitteisiin.
Vaahtio, E-L. 2007. Pärjää palaverissa. Helsinki:

Office ohjelmiston käyttövinkki

Tekstin maalaaminen

Tekstin valinta eli maalaaminen on olennainen osa tekstinkäsittelyä. Tekstiä maalataan, kun sitä halutaan muotoilla, siirtää, kopioida tai poistaa.

Harva käyttäjä osaa kuitenkaan maalata tehokkaasti. Sen sijaan että maalaisit aina hiirellä vetäen, niin kokeile seuraavia vinkkejä Wordissa ja Outlookissa.

 

Kohde Valitseminen
Sana Sanan valinta onnistuu kaksoisnapsauttamalla sanaa.Jos haluat pelkästään muotoilla yhden sanan niin riittää, että tekstikohdistin on sanan sisällä.
Rivi Tekstirivin valinta onnistuu napsauttamalla rivin vieressä vasemman reunuksen päällä. Hiiren kohdistimen pitää olla osoittava nuoli. Hiirellä vetämällä voi vastaavasti valita myös useampia rivejä.
Virke Virkkeen (päättyy pisteeseen) saa valittua napsauttamalla virkkeen päällä Ctrl-näppäin alhaalla. Jos virkkeen sisällä on pisteeseen päättyvä lyhenne, ulottuu valinta vain siihen asti.
Kappale Kappaleen voi valita kolmoisnapsauttamalla kappaleen sisällä tai kaksoisnapsauttamalla kappaleen vieressä vasemman reunuksen päällä.
Koko asiakirja Koko asiakirjan voi valita kolmoisnapsauttamalla vasemman reunuksen päällä tai painamalla Ctrl+A.

Konfliktien johtaminen

Fyysisessä ensiavussa on käytössä nk. kolmen K:n muistisääntö: kohoasento, kylmä ja kompressio. Vastaavanlainen muistisääntö on myös henkisenpuolen ensiavussa: kohtaaminen, korjaaminen ja korvaaminen =Kolmen Koon Menetelmä.

Ajankäytön hallinta

Aikaa ei voi hallita – ajankäyttöä voi hallita. Tässä erinomainen videoa ajankäytön hallinnasta.

Hans-Peter Siefenin huikean yksinkertainen ja ennen kaikkea TOIMIVA ajanhallinnan työkalu! Lue koko hänen kirjoituksensa Nordic Busines Forumin blogista.

Katso video valmennuksesta:

1. Ole kyllin realistinen lyhyen aikavälin tavoitteiden kanssa

Hyvä ajankäytön hallinta alkaa tavoitteiden asettamisella. Älä yliarvioi kykyjäsi suhteessa tavoitteisiin lyhyellä aikavälillä. Mikään ei tee niin pahaa ajanhallinnalle, kuin kyvyttömyys suoriutua suunnitelluista tehtävistä aikataulussa. Älä ymmärrä väärin: voit silti unelmoida rohkeasti ja suuresti pidemmällä aikavälillä. Isot, pitkän aikavälin tavoitteet pitävät vastaanottimesi auki. Osaat tarttua tavoitteidesi mukaisiin mahdollisuuksiin ja opit jatkuvasti alitajuisestikin uutta tavoitteidesi suuntaisesti. Lyhyen aikavälin tavoitteet ovat kuitenkin erilaisia. Niiden pitää olla saavutettavissa ja sinun täytyy osata rakentaa niiden saavuttamiseen polku.

2. Muunna tavoitteet tekemiseen liittyviksi
Pystyäksesi tekemään viikkosuunnitelman, joka on linjassa tavoitteidesi kanssa, sinun täytyy pystyä muuntamaan tavoitteesi käytännön tehtäviksi. Jos työskentelet esimerkiksi myynnin parissa ja tavoitteesi on uusi koti perheellesi, niin rahasumman ja tarvittavan kauppamäärän tiedostaminen ei vielä ole tekemiseen liittyvä tavoite. Saat laskettua tarvittavien myyntikontaktien määrän, kun lisäät peliin oman closing-prosenttisi. Nyt puhumme tekemiseen liittyvästä tavoitteesta, joka on helppo pilkkoa osiin kuukausille, viikoille ja päiville omaan viikkosuunnitelmaasi. Ole jälleen realistinen.

Sama toimii minkä tahansa muunkin tavoitteen kanssa. Mikäli tavoitteesi on esimerkiksi nostaa asiakastyytyväisyyttänne 50 prosentilla, listaat vain toimenpiteet, joilla se on saavutettavissa.

3. Suunnittele viikko aina etukäteen
Suunnittele seuraava viikkosi jo perjantaina tai viimeistään sunnuntaina. Älä jätä viikkosuunnitelman tekoa maanantaihin. Et koskaan ehdi tehdä kaikkea, vaan on hyvä päättää mitkä asiat ovat kyllin arvokkaita tehtäväksi. Kaikkiin kissanristiäisiin ei kannata osallistua. Jos yrität aloittaa viikkosuunnitelman tekemisen vasta maanantaina, sähköpostisi on jo jälleen täynnä uusia sähköposteja. Ole oman ajankäyttösi herra.

4. Keskity tehtäviin, joilla on suuret seuraukset
Keskivertoihminen käyttää suurimman osan ajastaan asioihin, joilla on vähäisiä seurauksia. Ajankäytön hallinnan ammattilainen keskittyy kuitenkin aina tehtäviin, joilla on suuret seuraukset. Kuten Brian Tracy osuvasti kiteyttää, arvon luonti ja myynnin generointi ovat näitä korkeiden seurauksien tehtäviä. Maailman eniten myydyn ajan hallinnan kirjan Eat That Frogin ydinviesti on, että ihminen yleensä välttelee niitä tehtäviä, jotka ovat hänelle psykologisesti vaikeimpia aloittaa. Ole poikkeuksellinen ja aloita aina näistä tehtävistä!

5. Jätä viikkosuunnitelmaan väljyyttä yllätyksille ja johtamiselle
Jätä viikkosuunnitelmaasi vähän väljyyttä, varsinkin jos työskentelet esimiestehtävissä. Parhaassa tapauksessa saat useimpina päivinä tehtyä jopa hieman enemmän kuin olet suunnitelmaasi kirjoittanut; esimerkiksi yhden asiakaskontaktin suunnitelemaasi enemmän. Jos jostain syystä (esim. yllätyksistä johtuen) et saa kaikkia tehtäviä hoidettua, päätä mitkä tehtävät siirrät seuraavan viikon viikkosuunnitelmaan. Varmista, ettet lykkää ensimmäisenä niitä tehtäviä, joilla olisi suurimmat seuraukset.

Myyjänä kehittyminen – video

Valtaosa myyjistä käy läpi samat vaiheet kehittyessään myyjänä. Harmillista tosin on se, että niin kovin harvasta kasvaa todellinen huippumyyjä. Monet meistä jämähtävät matkan varrella totuttuihin kaavoihin, joka tarkoittaa kehityksen pysähtymistä. Tällä videolla käsitellään myyjän kasvua juniorimyyjästä huippumyyjäksi. Väitän, että moni meistä tunnistaa itsensä videolta. Tulet huomaamaan, että kokemus ei olekaan pelkästään hyvä juttu. Lisäksi opit miten huippumyyjä eroaa kokeneesta keskivertomyyjästä.

Myyjän tuloksentekokyky – video

Huippumyyjille on hyvin tyypillistä se, että he arvioivat jatkuvasti omaa tekemistään ja pyrkivät tätä kautta kehittämään omaa tuloksentekokykyään. Tällä videolla käsitellään niitä tekijöitä, joista myyjän tuloksentekokyky muodostuu. Parhaan hyödyn saat tästä videosta siten, että samalla kun tuloksekkaan myyntityön osa-alueita käydään läpi niin sinä arvioita omaa toimintaasi ja annat vaikka kouluarvosanan 4- 10 välillä eri osa-alueille. Näin toimien saat itsellesi arvion omista kehitysalueista sekä vahvuuksista.

Yhteistyö Uravalmennuksessa

Uravalmennus on työtä, jossa paneudutaan asiakkaan työuraan liittyviin ongelmiin. Työskentelyni sekä yksityisellä- että kolmannella sektorilla on laajentanut yhteistyöverkostoani huomattavasti mikä on asiakkaani etu huolimatta siitä kummalta taholta asiakas on  tullut.

Yhteistyötahoilla on kaikilla merkityksensä, mutta usein kolmannella- ja julkisellasektorilla yhteistyössä olevien tahojen määrä on suuri ja tärkeydessään nostettu asiaankuulumattomalle tasolle. Tämä taas johtuu usein siitä, että nimenomaan sosiaali- ja terveysalataustaisten työntekijöiden kuva omasta työstään on muokkautunut viranomaistaholle suuntautuvaksi.

Esitin erään kunnan johtavalle sosiaalityöntekijälle toimintaani kaaviolla, jossa yhtenä keskeisenä kohtana on työnantaja, niin hän ei ymmärtänyt sitä, että miksi työnantaja on siinä kaaviossa.

Yritin selittää, että mikäli asiakkaan halutaan sijoittuvan työelämään, niin työnantaja on asiakkaan tärkein yhteistyökumppani. Jäin käsitykseen, että tämän pienen kunnan johtava sosiaalityöntekijä ei todellakaan ymmärtänyt mitä tarkoitin.

Teen yhteistyötä monien tahojen kanssa, joista merkittävä osa on työnantajia. Tämä yhteistyö mahdollistaa asiakkaani olevien työnetsijöiden ja verkostossani olevien työnteettäjien kohtaamisen.

Työni kannalta tärkeämpää kuin yhteistyöverkostoni on se, että asiakkaani oivaltavat oman verkostonsa tärkeyden ja sen kehittämisen merkityksen työuran kehittämisessä.

Sillä verkosto ei ole mikään ihme juttu – se on ryhmä ihmisiä, jotka tuntevat toisensa ja joilla on keskinäinen luottamus sekä arvostus.

 

Itsensä johtaminen

Oletko tänäkin aamuna saman ongelman edessä kuin monina aikaisempinakin aamuina?Et oikein tiedä mistä aloittaisit päivän työnteon? Moni henkilö kohtaa tämän saman ongelman ja vieläpä päivittäin. Toisilla taas on kalenteri niin täynnä, että päivästä toiseen edetään kuin sumussa ja kaikki omat asiatkin jäävät unholaan ja hoitamatta. Itsensä johtaminen ei ole helppo taiteen laji.

Saku Tuominen ja Pekka Pohjakallio toteavat kirjassaan “Kuten me kaikki tiedämme – ongelma ei ole se, että emme tietäisi mistä kiikastaa. Ongelmana on, että emme siitä huolimatta tee mitään”. Tämä onkin monelle juuri se akuutein ongelma, ei tartuta ripeästi siihen mikä on kulloisenkin prioriteettilistan kärjessä.

Mistä tämä sitten johtuu? Yksinkertaisesti suunnittelemattomuudesta, on vastaukseni. Syitä voi olla monia ja erilaisia aikavarkaita on luonnollisesti jokaisen työssä, kuten esim. yllättävät palaverit. Ne ovat yleensä kuitenkin tekosyitä ja vain satunnaisia ajan ottajia.

Kuinka moni teistä oikeasti on tehnyt selkeän toiminta- ja tavoitesuunnitelman omaan työhönsä ja vielä kaiken lisäksi seuraa sen toteutumista. Päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai mitä todella haluat saada aikaiseksi vuoden tai kahden päästä. Turhaa byrokratiaa, ehkä ajattelet? Voin kuitenkin taata, että jos näin teet, niin tulokset ovat moninkertaiset ja työantajasi heittää hattua ilmaan. Usko tai älä, tarvitset siihen kuitenkin sparraajan. Harva meistä pystyy siihen yksin!

IY Network tarjoaa johdon ja esimiesten sparrausapua pitkällä kokemuksella. Kokeile, niin et varmasti pety.

 

Projektiviestintä eläväksi

Miksi niin moni projekti ajaa karille tai projektityöskentely on tuskaa? Siksi, että projekteista puuttuu niitä koossa pitävä liima: viestintä.
Yli puolet projektityöskentelyn ongelmista johtuu puutteellisesta viestinnästä.
Kasvokkain viestinnästä valtaosa tapahtuu erilaisissa kokouksissa ja palavereissa. Kokous on paikka jossa projekti tehdään eläviksi ja puhutaan olemassa olevaksi.
Kokousmenetelmien monipuolistaminen ja strategisten kumppaneiden mukanaolo varmistetaan hyödyntämällä fasilitointia ja ottamalla käyttöön osallistavia käytänteitä.
Tätä edellyttävät myös monet rahoittajat.