Kokous, palaveri vai neuvottelu? Rakkaalla lapsella on monta nimeä

Työyhteisöjen sisäisiä kokoontumisia kutsutaan monilla eri termeillä. Yleisimmin käytetään termejä palaveri, kokous ja neuvottelu. Tavoitteet ja toivottu lopputulos ohjaavat pitkälti kokoontumisen luonnetta.

Kokous määritellään määrämuotoiseksi, sääntöihin sidotuksi vuorovaikutustapahtumaksi. Osallistujilla on tiettyjä institutionaalisia rooleja, jotka näkyvät tilanteessa erilaisiin oikeuksiin ja vastuihin suuntautumisena. Kokouksessa painotetaan määrämuotoisia menettelytapoja ja sääntöjä, joilla pyritään takaamaan kokouksen osallistujille mahdollisimman yhdenvertaiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet sekä toisaalta kokouksen joustava ja riittävän nopea eteneminen. Kokouksen muodollisuutta määrittävät lait, säännöt ja kokoustapa. Tyyliltään kokouksissa tapahtuva vuorovaikutus ja viestintä ovat keskimääräistä muodollisempaa ja kokousrutiineihin sidottua. Kokouksilla on puheenjohtaja ja sihteeri, ja kaikilla läsnäolijoilla on jonkin asteinen yhteisymmärrys toiminnan tavoitteista.

Palaveri on kokousta joustavampi ja vapaamuotoisempi. Usein palaverilla tarkoitetaan lyhytkestoista neuvonpitoa, jossa vuorovaikutus on rikasta, puheenvuoroja voidaan käyttää pyytämättä ja muistiota ei välttämättä laadita. Neuvottelun avulla pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys neuvoteltavasta asiasta. Neuvottelu on tavoitteellinen, valittujen osanottajien välinen vuorovaikutus. Palaverien tavoin neuvottelut ovat joustavia ja vuorovaikutteisia. Hyvä ilmapiiri on neuvottelun onnistumisen kannalta merkittävämpää kuin kaavan noudattaminen.

Käytännössä kokous-, palaveri- ja neuvottelutermejä käytetään organisaatioissa sekaisin. Joissakin organisaatioissa puhutaan kokouksista, toisissa taas palavereista tai neuvotteluista. Työyhteisöissä on kokouksia, joissa asialista on puheenjohtajan korvien välissä, on kokouskaavaa noudattavia palavereita ja on myös neuvotteluja, joissa neuvottelun sijaan vaihdetaan ajatuksia. Yhteistä niillä on tavoitteena päästä yhteiseen tulokseen.

Yhä useammin järjestetään virtuaalikokouksia, jolloin henkilöt eri paikkakunnilta tai eri maista voivat osallistua yhteiseen kokoukseen. Virtuaalikokousten hyödyntäminen säästää aikaa, vähentää matkakustannuksia ja ympäristöhaittoja. Alkavan ryhmän ensimmäinen kokous kannattaa mahdollisuuksien mukaan järjestää kasvotusten. Kasvotusten viestintä on tärkeää, varsinkin jos osallistujat eivät tunne toisiaan. Verkostotyökaluilla voidaan tehostaa myös face-to-face – palavereita. Kokousajankohtien sopiminen on yksi iso kustannus ja turhautumisen aihe työssä. Jaettu sähköinen kalenteri on jo käytössä monessa yrityksessä. Sopivien kokousajankohtien löytämiseen on olemassa myös helppokäyttöisiä verkkopalveluja.

 

Lähteet:
Kansanen, A.2002. Neuvottelu- ja kokoustaito.
Niipola, S. & Rauramo, P. 2008. Hyvät kokouskäytänteet työpaikan arjessa.
Nikander, P. 2002. Moniammatillinen viestintä: Yhteistyö ja päätöksenteko sosiaali- ja terveydenhuollossa.
Otala, L. & Pöysti, K. 2012. Kilpailukyky 2.0.
Surakka, T. 2006. Työyhteisön palaverit – yhdessä tavoitteisiin.
Vaahtio, E-L. 2007. Pärjää palaverissa. Helsinki:

Office ohjelmiston käyttövinkki

Tekstin maalaaminen

Tekstin valinta eli maalaaminen on olennainen osa tekstinkäsittelyä. Tekstiä maalataan, kun sitä halutaan muotoilla, siirtää, kopioida tai poistaa.

Harva käyttäjä osaa kuitenkaan maalata tehokkaasti. Sen sijaan että maalaisit aina hiirellä vetäen, niin kokeile seuraavia vinkkejä Wordissa ja Outlookissa.

 

Kohde Valitseminen
Sana Sanan valinta onnistuu kaksoisnapsauttamalla sanaa.Jos haluat pelkästään muotoilla yhden sanan niin riittää, että tekstikohdistin on sanan sisällä.
Rivi Tekstirivin valinta onnistuu napsauttamalla rivin vieressä vasemman reunuksen päällä. Hiiren kohdistimen pitää olla osoittava nuoli. Hiirellä vetämällä voi vastaavasti valita myös useampia rivejä.
Virke Virkkeen (päättyy pisteeseen) saa valittua napsauttamalla virkkeen päällä Ctrl-näppäin alhaalla. Jos virkkeen sisällä on pisteeseen päättyvä lyhenne, ulottuu valinta vain siihen asti.
Kappale Kappaleen voi valita kolmoisnapsauttamalla kappaleen sisällä tai kaksoisnapsauttamalla kappaleen vieressä vasemman reunuksen päällä.
Koko asiakirja Koko asiakirjan voi valita kolmoisnapsauttamalla vasemman reunuksen päällä tai painamalla Ctrl+A.

Konfliktien johtaminen

Fyysisessä ensiavussa on käytössä nk. kolmen K:n muistisääntö: kohoasento, kylmä ja kompressio. Vastaavanlainen muistisääntö on myös henkisenpuolen ensiavussa: kohtaaminen, korjaaminen ja korvaaminen =Kolmen Koon Menetelmä.

Projektiviestintä eläväksi

Miksi niin moni projekti ajaa karille tai projektityöskentely on tuskaa? Siksi, että projekteista puuttuu niitä koossa pitävä liima: viestintä.
Yli puolet projektityöskentelyn ongelmista johtuu puutteellisesta viestinnästä.
Kasvokkain viestinnästä valtaosa tapahtuu erilaisissa kokouksissa ja palavereissa. Kokous on paikka jossa projekti tehdään eläviksi ja puhutaan olemassa olevaksi.
Kokousmenetelmien monipuolistaminen ja strategisten kumppaneiden mukanaolo varmistetaan hyödyntämällä fasilitointia ja ottamalla käyttöön osallistavia käytänteitä.
Tätä edellyttävät myös monet rahoittajat.

Huippuyritysten Menestystekijät

Niin yksilöinä kuin yrityksenäkin meille käy kovin helposti niin, että me jämähdämme ja uraudumme totuttuihin toimintatapoihin. Ja valitettavasti  toimintamalli, joka on tuonut tuloksia aiemmin, ei välttämättä takaa kilpailukykyä tulevaisuudessa.

Turhan usein eteen tulee yrityksiä, jotka ovat vahvoja ja pärjäävät jollain tietyllä osa-alueella, mutta samalla laiminlyövät kehittämisen muilla tuloksekkaan liiketoiminnan osa-alueilla. Tämän seurauksena yritys ei saavuteta sitä täyttä potentiaalia, joka mahdollistaisi kasvun ja tuloksen tekemisen.

Tässä artikkelissa käyn läpi huippuyritysten menestystekijä -mallin, joka auttaa arvoimaan yrityksen kehittämiseen ja täyden potentiaalin saavuttamiseen liittyviä tarpeita.

Näiden viidentoista toimintavuoden aikana olemme päässeet tutustumaan useamman sadan erilaisen yrityksen ja organisaation toimintaan. Tässä joukossa on ollut alojensa huippuyrityksia ja tottakai myös niitä, joiden tilanne on ollut haastavampi. Mielenkiintoista on ollut huomata se, että toisten yritysten menestyminen ei ole sattumaa vaan taustalta löytyy tiettyjä lainalaisuuksia siitä kuinka asiat on hoidettu.

Näiden kokemusten pohjalta olemme rakentaneet yhdessä asiakkaidemme kanssa mallin huippuritysten menestystekijöistä. Erityisen hyvää palautetta olemme saaneet siitä, että tässä mallissa on selkeästi ja yksinkertaisesti kuvattuna ne tekijät, joiden kehittämiseen huipputuloksia hakevassa yrityksessä tulee panostaa.

Menestyskolmio

 

Esittelen mallin napakasti ja samalla sinun kannattaa peilata näitä tekijöitä oman yrityksesi tilanteeseen ja tavoitteisiin.

Ensinnäkin ihmiset ja yksilöt ovat yritysten voimavara, joka mahdollistavat tavoitteiden ja suunnitelmien toteutumisen.

Mitään ei tapahdu itsekseen vaan ihmiset toteuttavat strategiaa ja käyttävät koneita ja laitteita.

Menestyäkseen yritys tarvitsee energisiä osaajia.

Jokaisessa yrityksessä on erilaisia tehtäviä ja rooleja, jotka vaativat erityyppistä osaamista. Kysymys on siitä, vastaako ihmisten pätevyys ja osaaminen roolin vaatimuksia.

Oleellinen kysymys tässä kohtaa on se: mitkä on merkittävimmät kehitysalueet osaamisen suhteen, jotta voidaan varmistaa menestyminen tulevaisuudessa?

Pelkästään osaamisesta huolehtiminen ei kuitenkaan riitä. Osaamisesta ei ole mitään hyötyä ellei yksilöllä ole energiaa ja voimavaroja käyttää osaamistaan.

Asiakkaiden suuntaan virkeä, pirteä ja energinen tapa toimia voi olla merkittävä kilpailutekijä.

Tässä kohdassa esitän kysymyksen:

Mitä luulet, minkälainen yhteys ja vaikutus energisyydellä on henkilöstön motivaatioon ja asenteeseen?

Vastaus tähän kysymykseen jo kertoo kuinka merkittävästä asiasta on kyse.

Menestyvän yrityksen toiminta ei voi perustua yksittäisen henkilön huippusuorittamiseen. Energinen osaaja tarvitsee ympärilleen toimivan työyhteisön. Yhteisön toimivuuteen vaikuttaa kaksi merkittävää tekijää:

  1. Johtaminen ja esimiestyöskentely. Tässä kohdassa on oleellista ymmärtää, että esimiehen tärkein tehtävä on organisaation palveleminen. Eli esimiesten tehtävänä on huolehtia olosuhteista ja resursseista, jotta ne ihmiset, jotka suoraan omalla tekemisellään synnyttävät arvoa asiakkaalle, voivat keskittyä siihen työhön, josta asiakasta voidaan laskuttaa. Eli esimies on olemassa alaisiaan varten eikä toisinpäin. Minkälainen merkitys teidän yrityksessä on innostavalla ja ihmisiä kehittävällä johtamisella yrityksen kilpailukyvyn ja tuloksen kehittymiselle?
  2. Sisäinen palvelu tarkoittaa yksilöiden halua palvella / tukea toisiaan. Kyse on siis siitä kuinka yhteistyö eri osastojen ja ihmisten välillä sujuu. Eli nyt puhutaan joukkuepelaamisesta. Sisäisen palvelun sujuvuus heijastuu suoraan ulkoiseen palvelukykyyn. Millä tavalle ihmisten joukkueena pelaamista voisi kehittää?

Ympäristö käsitteenä jakautuu ulkoiseen ja sisäiseen toimintaympäristöön. Tärkeimpänä asiana ulkoisesta toimintaympäristöstä ovat markkinat eli asiakkaat ja kilpailijat. Tässä kohdassa pohtimisen arvoisia asioita ovat: Onko yrityksen markkinointistrategia ajantasalla. Onko myynti ja asiakaspalvelu osaavaa, aloitteellista ja aktiivista. Entäpä verrattuna kilpailijoihin?

Sisäinen toiminta ympäristö tarkoittaa yrityksen sisäisiä prosesseja, menetelmiä, sovittuja toimintamalleja. Lisäksi koko fyysinen työympäristö koneineen ja laitteineen kuuluu tähän.Tässä kohdassa merkittäviä kysymyksiä taas ovat: Onko pelisäännöt ja prosessit määritelty? Onko henkilöstö sitoutunut toimimaan sovituilla tavoilla?

Tässä oli esiteltynä ne kriittiset osa-alueet, joista huippuyrityksen toiminta koostuu. Jokainen yritysjohtaja ymmärtää tottakai, että mikään yritys ei ole täysin valmis. Omaa kilpailukykyä pitää jatkuvasti pyrkiä kehittämään.

Kyse on pitkälti priorisoinnista ja siitä, mitkä asiat pystytään hoitamaan sisäisesti ja mihin osa-alueisiin kannattaa hakea ulkopuolista näkemystä ja apua. Monissa tilanteissa kannattaa hyödyntää ulkopuolista näkemystä ja kokemusta asioiden kehittämiseen. Usein me itse olemme liian lähellä ja kiinni omassa totutussa ajattelutavassa. Ulkopuolinen asiantuntija voi nostaa esille asioita, joita itse ei vaan huomaa.

Toivottavasti tämä artikkeli herätti sinussa ajatuksia oman liiketoimintasi kehittämisen suhteen.

Mikäli sinusta tuntuu, että haluat sparrata tai vaihtaa ajatuksia oman liiketoimintasi kehittämisen suhteen, ota rohkeasti yhteyttä.

Mikko Tiira
Asiakkuusjohtaja ja Valmentaja
Valmennustalo Itsensäylittäjät Oy

 

 

Yritysvideon tekeminen

Liikkuvalla kuvalla kerrottu viesti tutkimusten mukaan vaikuttaa parhaiten. Yhä suurempi osa verkossa jaetusta ja kulutetusta sisällöstä on liikkuvaa kuvaa. Youtube, joka on jo maailman yksi suosituimpia verkkopalveluita, on tuonut videot ja niiden jakelun kaikkien ulottuville.

Yhä useampi yritys on oivaltanut videon mahdollisuudet viestintävälineenä, ei pelkästään viihdesisältönä. Markkinoijaa kiinnostaa erityisesti videon sosiaalinen ulottuvuus. Video on sisältö ja jakelukanava samassa paketissa – video itsessään on niin hyvä, että se leviää sosiaalisessa verkossa käyttäjältä toiselle. Kuulostaa ensi ajattelemalta edulliselta vaihtoehdolta tv-mainonnalle, ja sitä se itse asiassa onkin.

Youtube on myös suurin hakukone heti Googlen jälkeen ja videot nousevat näkyvästi esiin Googlessakin. Tämä tekee videoista merkityksellisiä myös yrityksen löydettävyyden kannalta. Hakurobotti ei kuitenkaan vielä ymmärrä videon sisältöä, ellei sille kerrota sitä tekstin avulla. Otsikointiin ja asiasanoihin kannattaa siis kiinnittää huomiota. Sama logiikka pätee muuten myös kuviin.

Markkinoijan on hyvä ymmärtää, että videon ei kaikissa tilanteissa tarvitse olla ammattilaisen tuottamaa ja käsikirjoittamaa. Aivan kuten painetussa viestinnässä, ammattimaisuuden skaala voi vaihdella mainostoimiston suunnittelemasta katalogista post-it-lappuihin. Kumpikin voi ajaa asiansa riippuen siitä mitä on sanottavana ja millainen vaikutus halutaan saada aikaan.

Videot ovat helppo ja nopea tuottaa, julkaista ja jakaa edelleen sekä helppo ja nopea vastaanottaa. Videot luovat fiilistä ja infoa tiiviissä paketissa

Käyn seuraavaksi läpi niitä asioita, jotka pitää ottaa huomioon, kun lähdetään toteuttamaan vaikkapa nyt sitä yritysesittelyvideota.

Ensimmäine kohta on käsikirjoitus.
Yritysvideon tekeminen on aina syytä aloittaa jonkinlaisella käsikirjoituksella. Käsikirjoitus voi pienimmillään olla joukko aa-neloselle ranskalaisin viivoin merkittyjä muistiinpanoja. Kannattaa ainakin aloittaa tällaisesta. Siitä suurin piirtein isotkin fakta- ja fiktio-produktiot alkavat. Niissä käsikirjoituksen tarkkuutta lisätään asteittain. Lopulta ollaan hyvinkin tarkassa kuvaussuunnitelmassa. Pienyrityksen www-sivuille tai vain YouTubeen sijoitettavan muutaman minuutin yritysvideon kuvausvaihe kannattaa kuitenkin aloittaa ennen kuin suunnitteluvaihe muuttuu ikiliikkujaksi.

Yritysvideoita on idealtaan ja rakenteeltaan eri tyyppisiä. Video voi olla yleisesittely, tuote-esittely, palvelunkuvaus, prosessikuvaus, henkilöpainotteinen tai jokin erikoinen huomion herättämisesitys.

Mielenkiintoinen sekä tilanteesta ja ihmisistä riippuva linjavalinta on personointi – miten painotetaan ihmisiä ja miten asioita – paljonko yrittäjä ja muut vastuuhenkilöt panevat itseään ihmisenä likoon yritysvideoon. Varovainen ihminen ei mielellään rupea ”linssiluteeksi”. Toisaalta, rohkea ja onnistunut personointi voi olla yrittäjän kilpailijoistaan menestyksellisesti erottava asiakasimuri. Ulkopuoliset ammattiesittelijät ovat oma lukunsa.

Ennen kuvaamisen aloittamista on tärkeää tarkastaa muutamia perusasioita. näillä suhteellisen pienillä nikseillä saat ammattimaista kuvaa ja helpotat editointityötä huomattavasti.

Kohta yksi – kamera suoraan ja vakaaksi
Kamerajalka on paras vaihtoehto kun kuvan pitää olla vakaa. Ihmisen käsi tuntuu vakaalta, mutta kuvassa näkyy pienikin liike.
Lähes millainen jalka vain käy silloin, kun kuva on paikallaan, eli kuvaa ei ns. panoroida tai tiltata (panorointi on kameran kääntämistä vasemmalle tai oikealle ja tilttaus ylös ja alas kääntämistä). Mikäli tarvitset kuvaan tällaista liikettä, pitää kamerajalan olla huomattavasti tukevampi sekä omata ns. videopää, mielellään nestevaimennettu. Peruskuvauksessa käy mainiosti lähes mikä tahansa kamerajalka, joka kantaa kameran painon. Monissa tv-tuotannoissa, joissa on vaikkapa ajoneuvosta kuvattua kuvaa tai ollaan liikkeellä viidakossa, käytetään massiivisiakin jalustoja, kuvanvakaajia, telineitä ja puomeja.

Kameraa kädessä pidettäessä voi käyttää kamerassa mahdollisesti olevaa kuvanvakaajaa. Halvemmissa kameroissa kannattaa kokeilla kyseistä ominaisuutta, jotta varmistuu sen toimivuudesta. Vapaalla kädellä kuvatessa kannattaa hakea tukeva asento, vaikkapa nojata johonkin. Jos kuvaat vapaalla kädellä pidä molemmin käsin kiinni kamerasta.

Kohta kaksi – Tarkka kuva
Nykyään kameroissa voi valita joko automaatti tai manuaalitarkennuksen. kameran pysyessä paikallaan kannattaa ehdottomasti valita manuaalitarkennus. Tällöin välttyy kuvan pumppaamiselta eli tarkennuspisteen muuttumiselta edestakaisin. Tarkennukseen kannattaa kiinnittää huomiota, koska epätarkkaa kuvaa on mahdoton korjata editointivaiheessa.

Tutustu kamerasi tarkennusominaisuuksiin huolellisesti.

Kohta kolme – Riittävä valo
Kameran linssi on elektroninen silmä ja tarvitsee toimiakseen riittävästi valoa. On toki olemassa kameroita, jotka näkevät pimeässäkin, mutta niiden hinta on aika korkea.
Parasta valoa on luonnollinen valo. Ulkona kuvattaessa auringonvalo usein riittää. Tällöin valo tulee yhdestä suunnasta, eli kirkkaalla auringonpaisteella saatetaan tarvita muutakin valoa, jotta valon ja varjon suhde ei muutu liian suureksi (kontrasti).
Sisäkuvaukset kannattaa valaista. Valaistuksen periaate on se, että siitä luodaan mahdollisimman luonnollinen. Valoa tarvitaan riittävästi, usein enemmän kuin luuleekaan. Niitä pitää vain ostata käyttää epäsuorana tai tarpeeksi kaukana kohteesta. Valoa kannattaa käyttää mahdollisimman paljon.
Lisäksi kamerasta pitää säätää valkotasapaino oikeaksi, jotta kuvan värit toistuvat oikean värisinä. Valkotasapainon säätämisessä käytetään valkoista pintaa, jonka mukaan kameran säätö tehdään. Kameran valoisuus pitää jättää myös manuaaliseksi jotta kuvan valoisuus ei vaihtele kesken kuvauksien

Kohta neljä – Äänen laatu
Kannattaa aina käyttää erillistä mikrofonia. Kamerassa on toki oma mikrofoni mutta se ei ole yleensä kovin laadukas ja ääneen voi tulla paljon taustakohinaa. Testaa oman kameran mikrofoni hyvin ennen kuvauksia. Tila vaikuttaa myös paljon äänen käyttäytymiseen. Pehmeä materiaali, esimerkiksi kalusteet, vaimentavat tilan kaikua, tyhjä huone sen sijaan kaikuu.

Mikrofoni asetetaan optimietäisyydelle puhujasta. Tuo optimietäisyys riippuu mikrofonista. Jos käytetään kravattimikrofonia, johdot kätketään vaatteisiin. Muutenkaan mikrofonin ei kuulu näkyä kuvassa.
Häiriöäänet selvitetään ja eliminoidaan. Sulje puhelimet tai laita ne äänettömälle. Varo ääntä heijastavia pintoja kuten ikkunoita, ne voivat aiheuttaa kaikumista. Ennen kuvausten alkua kannattaa ottaa muutamia harjoitusotoksia, jotta äänen taso voidaan säätää oikeaksi.

Editointivaiheessa äänen käsittely on lähinnä voimakkuus tason tarkistamista. Toki nykyaikaisilla editointiohjelmilla voidaan tausta kohinaa suodattaa pois aika hyvinkin. Tällöin pitää videossa olla puhumatonta kohtaa muutamia sekunteja.

Kun kuvaaminen aloitetaan kannatta videon alkuun ja loppuun jättää häntää – videokuvaa, jossa ei ole tapahtumaa. Näin vältytään siltä, että esimerkiksi puhuja alkaa puhumaan jo ennen kuin kamera on lähtenyt nauhoittamaan. Useissa kameroissa nauhoitus käynnistyy noin sekunnin viiveellä siitä kun on painanut nauhoitusnappia. Alkuun ja loppuun saa myös tämän myötä helposti häivytykset ja editointi helpottuu.

Ja sitten varsinaiseen esiintymiseen
Monet jännittävät kameran edessä esiintymistä. Tämä on aivan luonnollista.
Olet varmasti ollut jossain vaiheessa elämääsi kuuntelemassa jonkun pitämää esitelmää tai esitystä. Oletko silloin ajatellut tai toivonut tuon ihmisen epäonnistuvan omassa esityksessään. Et tietenkään. Samalla tavalla videon katselijat eivät katso videota sillä mielellä, että he toivovat sinun epäonnistuvan. Voit siis mainiosti rentoutua ja antaa mennä. Tee harjoitusotoksia, harjoittele. Se tekee mestariksi tässäkin lajissa.

Editointi
Editoinnilla tarkoitetaan kuvatun materiaalin jälkikäsittelyä, leikkausta. Editointiin kuulu myös muiden kuvassa olevien elementtien lisääminen, kuten äänen, piirrosten, grafiikan, efektien, jne. Peruseditointi on tämän päivän ohjelmilla todella helppoa. Raahaat kuvaamasi otokset aikajanalle, leikkaa otokset oikeista kohdista oikean pituisiksi. Teet mahdolliset kuvan vaihtoihin liittyvät häivytykset ja painat valmis painiketta.
Lähes kaikkien videokameroiden mukana tulee yksinkertainen editointiohjelma. Myös tietokoneiden käyttöjärjestelmien mukana on jo valmiiksi asennettuna editointiohjelma.
Editointi alkaa siitä, kun siirrät kuvatut materiaalit tietokoneellesi. Kovalevy tilaa tarvitaan runsaasti. Lyhytkin otos voi viedä useampia gigoja.
Ammattilaiset käyttävät monipuolisia ja laadukkaita editointiohjelmia, jotka mahdollistavat hyvinkin monimutkaisten kuvasommitelmien tuottamisen. Tärkeää on kuitenkin se, että ennen kuvauksia on suunniteltu käsikirjoitus ja kuvauksissa on otettu riittävästi kuvaa. Tällöin editointi vain jälki käsittelee ja vie haluttuun formaattiin videon.

Julkaiseminen
Julkaisuvaihtoehtoja yritysvideollesi on monia. Nykyään helpoiten videon saa julkaistua vaikkapa Youtuben tai Vimeon kautta. Youtube muuttaa videon oikeaan formaattiin ja se on voi upottaa omille kotisivuillesi helposti.

Lopuksi vielä kertauksena:

  • Itse kuvaamisessa:
    • Kamera suoraan ja vakaaksi eli käytä kamerajalkaa. Kuvaussuunnan asettelussa hyvä nyrkkisääntö on se, että kuvittele kameran linssiä ihmisen silmiksi. Millä korkeudella ja missä ne olisivat. Älä aseta kameraa oman silmientason alapuolelle.
    • Tarkka kuva Autofokus vs. manuaali: manuaalinen tarkennus on aina parempi.
    • Muista riittävä valo, joka on enemmän kuin luulisi. Aseta kameran valkotasapaino oikeaksi, saat luonnolliset värit. Valoisuus asetus manuaaliseksi.
  • Äänen laatu, jonka varmistat erillisellä mikrofonilla
  • Jätä häntää molempiin päihin otosta (5-10 sekuntia) , koska tämä helpottaa editointia niin kuvan kuin äänen suhteen
  • Ja vielä itse esiintyminen – harjoittele, harjoittele, harjoittele, ja muista – katsojat odottavat sinun onnistuvan.

Autan mielellänin kaikissa kysymyksissäsi – ota rohkeasti yhteyttä.

Santeri Risku

Bisnesverkostoituminen

Bisnesverkostoituminen on yksi tämän hetken parhaista markkinointistrategioista, jota on paljolti ymmärretty väärin ja samalla sen mahdollisuuksia ei ole ymmärretty vielä täysin käyttää.

Bisnesverkostoitumisen ideoita tarjotaan monella tavalla ja monesti nämä verkostoitumistilaisuudet jäävät melko ohuiksi ja tuloksettomiksi. Henkilöillä on vain suuri määrä käyntikortteja taskussa ja liiketreffeillä, messuilla ja tapahtumissa toimitaan väärällä tavalla. Usein pyritään tekemään välitöntä kauppaa, joka toki on myös tärkeää. Bisnesverkostoitumisen ja referenssimarkkinoinnin konsepteista tunnetuin on BNI (Business Network International). BNI on maailman suurin alan yhteisö – yli 140 000 yritystä on mukana toiminnassa.

Oma tarina
Olen toiminut jo lähes 20 vuotta myyntivalmentajana ja kehittänyt myyntitiimejä ammatikseni. Ihastuin tähän työhön siksi, että 90 – luvun laman jälkeen valta kaupankäynnissä siirtyi myyjältä ostajalle. Vanhat myyntitekniikat ja kikat oli unohdettav, ja todelliset myynnin ammattilaiset alkoivat tehdä tulosta vahvalla luottamuksen rakentamisen ja tarpeiden tunnistamisen menetelmillä. Myyntimaailman muutosta pitää verrata bisnesverkostoitumiseen. Luottamus ja suhteen luominen ovat avaimia menestykseen. Bisnesverkostoituminen suuri voima tulee referenssimaailmasta, jossa suositukset näyttelevät suurta osaa asiakashankinnassa. Erityisesti tänään, kun sosiaalinen media antaa mahdollisuuden tutustua lähes mihin tahansa tuotteeseen, tarvitaan vahvaa referenssiä – suositusta. Maine hyvästä ja huonosta leviää nopeasti ja usein kysytään asiakasreferenssejä. Uskomaton asia on se, että tämä lähes ilmainen markkinointikanava on unohdettu tai sitä ei ole tajuttu ottaa käyttöön.

Referenssimarkkinointi
Referenssimarkkinoinnin suurin ikoni on Ivan Misner, joka on BNI organisaation perustaja. Tutkittuani viimeisten 2 vuoden ajan Misnerin oppeihin BNI organisaation kautta olen huomannut sen, että oman liiketoimintani perustana on pitkälti aina ollut suosittelu ja verkottuminen. Perustin ensimmäisen yritykseni vuonna 1984 yhdessä kaverin kanssa, ja onnistuin ilmeisesti vaistonvaraisesti ymmärtämään bisneksen lainalaisuuksia jo 80-luvun lopulla. Tosin muistan opiskellessani MKT tutkintoa markkinointiguru Timo Ropen selvittäneen näitä referensseihin liittyviä oppeja. Ropen suositus oli silloin liittoutua samantyyppisten asiakaskuntien omaavien yritysten kanssa ja lisäksi hän suositteli nk. KKK kerhoa. Tämä kerho ei siis tarkoita rasistista ääriliikettä vaan Kaverin Kehu Kerhoa.

Alueella, jossa palveluyritykseni toimi, oli paljon muitakin yrityksiä jotka eivät kilpailleet kanssani. Esittelin liiketoimintaani alueella ja tutustuin myös heidän liiketoimintaansa. Perustin jopa paikallislehden alueelle, jossa esiteltiin paikkakunnan yrittäjiä ja lehti rahoitettiin mainoksilla. Homma toimi hienosti ja bisnes kukoisti. Sitten tuli armoton 90 -luvun alku! Yksi hieno yhteistyö, jossa yhdistin asiakaskuntani toisen palveluyrityksen kanssa, kesti lähes 10 vuotta. Yhteinen slouganimme oli “Näe hyvin – näytä hyvännäköiseltä”. Suosittelu toimi hienosti.

Ajatukset kirkastuivat
Erityinen läpimurto ja kirkastuminen ajatuksissani tapahtui 90-luvun alussa kun firmani teki konkurssin. Tällöin henkilökohtainen talous meni samalla nurin ja menetin saavuttamani omaisuuden sekä turvallisuuden. Vaikka silloin tuntui pahalta, voin todeta nyt, että olin yksi niistä “onnekkaista” joka koki valuuttalainojen aiheuttaman taloudellisen ahdistuksen. Tämä “siperiakylläopettaa -koulu” kesti 10 vuotta ja tänä aikana todella ymmärsin ihmissuhteiden ja yhteistyön voiman. Parhaat ystävät olivat olemassa ja onnistuin selättämään lähes miljoonan markan velat omin avuin kovalla työllä. Ihmissuhteet ratkaisivat paljon ja sain uusia mahdollisuuksia. Törmäsin uudestaan referenssimarkkinoinnin ideoihin valmentaessani Brian Tracyn kursseja 2000 -luvun vaihteessa ja aloin myös itse soveltaa näitä loistavia työkaluja käytännössä. Siirryin tällöin ensimmäistä kertaa täyspäiväiseksi yritysvalmentajaksi.

Mistä bisnesverkottumisessa on kysymys? Jaan asiasta muutamia vinkkejä.

Ensimmäinen asia, mikä pitää ymmärtää, on se että luotetaan Givers Gain – periaatteeseen. Tämä periaate pohjaa ajattelun ympäristön palvelemiseen ja ajatukseen “kun annat – voit saada”. Verkoston kanssa tehtävä yhteistyö pitää olla epäitsekästä – palvelevaa. Näin voi saada keskinäisen synergian toimimaan.
Toiseksi uskon, että pitää hakeutua sellaisiin tilanteisiin, jossa tapaat ihmisiä ja yrityksiä, joiden kanssa voit tehdä tätä epäitsekästä yhteistyötä. Tämä tarkoittaa sitä, että etsitään paikkoja, jossa liikkuu sinun kaltaisia ihmisiä, jotka asennoituvat elämään samanlaisesti. Viisasta on myös tutustua eri alojen ihmisiin, jolloin voit laajentaa omaa viitepiiriäsi.
Kolmanneksi pitää ymmärtää, että kaupankäynnissä syvät ihmissuhteet rakentuvat luottamuksen päälle. Luottamus on tärkein asia mikä toimii “sokkelina” kaikessa. Referenssit pohjautuvat siihen, että joku henkilö uskoo ja luottaa palveluun tai tuotteeseen ja pystyy näin siirtämään luottamuksen kolmannelle osapuolelle.
Neljänneksi kannattaa aina tähdätä pitkiin suhteisiin. Työ muistuttaa maanviljelijän tekemää arkea. Se on kylvämistä, hoitamista, kastelemista ja sadonkorjaamista. Joka vaihe pitää hoitaa hyvin ja jokaisessa vaiheessa homma voi epäonnistua.
Bisnesverkostoitumisessa on monenlaisia hienoja käytäntöjä ja malleja. Kirjallisuutta on käännetty suomeksi vielä vähän, mutta suosittelen erityisesti Ivan Misnerin kirjallisuutta. Toisaalta maalaisjärjellä ajatellen voi muuttaa omia ajatuksia ja tunnelmia asian suhteen. Omasta “boxista” ulos tulemalla voi ainakin oppia uusia käytäntöjä ja mikä parasta, kun saat uusia ihmissuhteita, saat usein myös uusia bisnesmahdollisuuksia. Epävarman taloudellisessa tilanteessa kannattaa kaikki kivet kääntää.

Tätä suosittelen!

Mikko Tukonen
Yritysvalmentaja
Bisnesverkostoitumisen asiantuntija

Menestyvän yrityksen tunnusmerkkejä

Menestyvän yrityksen tunnusmerkkejä

Olen päässyt ja pääsen edelleen näkemään yrityksiä elinkaarensa jokaisessa vaiheessa. Osa yrityksistä menestyy ja osa ei. Olen pohtinut omien osaamisalueideni, talouden ja johtamisen, kautta syitä sille miksi toinen pärjää ja toinen ei. Tuon tässä kirjoituksessa esiin muutaman keskeisen asian. En yritä tehdä tyhjentävää luetteloa, mutta tuon tiivistetysti esiin ne asiat, jotka omien havaintojeni mukaan toistuvat menestyvissä yrityksissä.

Johdon suhtautuminen hallinnollisten asioiden hoitamiseen

Perusajatus jokaisella yrityksellä on tuottaa voittoa omistajilleen. Väitän, että yrityksen johdon suhtautumisella hallinnollisten asioiden hoitamiseen on iso merkitys yrityksen menestyksen kannalta. En sano, että aina näin olisi, mutta rohkenen kuitenkin väittää, että usein välinpitämättömyys johtaa ongelmiin. Menestyvän yrityksen johto on kiinnostunut taloushallinnon jämptistä hoitamisesta ja kantaa myös oman kortensa kekoon. Tämä johtaja on ymmärtänyt, että hallinnollisten asioiden kunnossapitäminen on kuin talon perusmuuri, jonka päällä liiketoiminnalla on hyvät edellytykset menestyä.

Menestyvän yrityksen johto myös budjetoi sekä seuraa tiiviisti taloushallinnon tuottamia lukuja. En väitä, että jokaisen yrittäjän tai yritysjohtajan tulisi olla taloushallinnon asiantuntija, etusijalla on luonnollisesti yrityksen liiketoiminta-alueiden osaaminen, mutta heidän tulisi olla vähintään kiinnostuneita talouden tuottamista luvuista. Järkevintä olisi valikoida omaa johtamistyötä tukevat tärkeät, muutamat tunnusluvut, jotka antavat riittävät tiedot johtopäätösten tekemiseen ja antavat signaalin reagointitarpeista.

Taito tulkita tuloslaskelmaa ja tasetta

Mielestäni jokaisen johtajan tulisi osata lukea ja tulkita kenen tahansa tuloslaskelmasta ja taseesta ainakin seuraavat asiat:

  •  Liikevaihdon kehitys
  • Liikevoitto ja liikevoittoprosentti
  • Rahoituskulujen kehitys
  • Oman pääoman tilanne
  • Myyntisaatavien kiertonopeus
  • Maksuvalmius
  • Omavaraisuusaste

Nämä luvut ilmenevät virallisista tuloslaskelmista ja taseista, joten ne ovat laskettavissa mistä tahansa yhtiöstä, vaikka yhtiöstä ei olisi muita tietoja käytettävissä. Oman yhtiön osalta nämä tulisi olla tiedossa jatkuvasti. Mielestäni kriittisin seurattava asia on maksuvalmiuden seuraaminen erityisesti tilanteessa, jossa yrityksellä on jonkinlaisia taloudellisia ongelmia. Lisään tähän vielä sen,  että myyntisaataviin tulisi kiinnittää iso huomio. Ovatko ne kurantteja? Entä maksavatko asiakkaat ajallaan? Myyntisaatavien kiertonopeus kertoo tästä asiasta paljon. Monesti olen huomannut, että myyntisaatavien seuranta ja erityisesti reagointi on turhan hidasta. Oikeasti on niin, että isostakaan liikevaihdosta ei ole hyötyä jos siitä ei kerry yhtiöön rahaa!

Tulosta tuottavat ja tuottamattomat osat

Yrityksen liikevaihto ja toiminta on useimmiten jaoteltavissa erilaisiin osiin, joiden kannattavuudesta tulisi olla tietoinen. Jakoperusteita voivat olla esimerkiksi

  • Erilaiset tuotteet tai palvelut tai näiden ryhmät
  • Erilaiset asiakkaat
  • Maantieteelliset alueet
  • Erilaiset toimialat

Yrityksen ulkoinen tuloslaskelma sisältää nämä kaikki, mutta johdon tulisi mielestäni seurata sisäisin laskelmin osa-alueita erikseen. Yhtä tärkeänä kuin pidän sisäistä seurantaa, pidän sitä, että siitä ei tehdä liian raskasta ja byrokraattista. Haluan aina suositella välttämään tilanteita, joissa yrityksen resursseja haaskataan sellaisen tiedon tuottamiseen, joka ei hyödytä ketään!

Saatan toistaa itseäni, mutta sanonpa kuitenkin, että mielestäni riittävä suuruusluokka ja muutamat, hyvin valikoidut tunnusluvut ovat riittävä ja riittävän tehokas menetelmä yrityksen johdolle käsityksen saamiseksi ja mahdollisten reagointitarpeiden tunnistamiseksi.

Suunnitelmallisuus

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, kuten vanha sanonta kuuluu. Tämä pitää paikkansa myös talouden ja johtamisen osalta. En malta olla ottamatta esiin, että muutaman kerran olen havainnut joskus tehdyn sellaisen virheen, että laadittua suunnitelmaa noudatetaan liiankin orjallisesti, siitäkin huolimatta, että jokin suunnitteluvaiheessa vallinut olosuhde on muuttunut. Tällöin pahimmassa tapauksessa tehdään turhaa työtä! Hyvä suunnittelu pitää mielestäni sisällään hallitun jouston. Tavoitteeseen voi päästä montaa eri polkua, vaikka se poikkeaisi joiltain osin alkuperäisestä tiekartastosta. Joskus tavoitettakin täytyy olla valmis muuttamaan, mikäli tarve vaatii.

Suunnittelun tulisi tukea yrityksen strategiaa. Tärkein talouden suunnitteluväline on budjetointi tai ennusteiden laadinta, joiden tulisi tukea yhtiö muuta suunnittelua. Usein tehdään ja mielestäni olisi hyvä jokaisen pienenkin yrityksen tehdä toimintasuunnitelma esimerkiksi kalenterivuodeksi eteenpäin. Budjetin tulisi olla yhtäpitävä toimintasuunnitelman kanssa.

Itse käytän kaikessa suunnittelussa mielelläni projektijohtamisesta tuttuja malleja:

  • Tavoitteen asettaminen
  • Vastuuhenkilöiden ja heidän rooliensa määrittely
  • Aikataulutus
  • Vaadittavat henkilöresurssit
  • Budjetti
  • Valvonta
  • Viestintä

Kuten aiemmin totesin, monesti tilanteet vaihtuvat suunnittelujakson aikana ja joskus jopa käy niin, että tavoitetta tulee miettiä uudelleen. Minusta tässä kohden jälkiviisauden harrastaminen on hyväksi. On hyvä ymmärtää mistä mikäkin johtuu ja millä tavoin seuraavalla kerralla pääsemme todennäköisemmin tavoitteeseen.

 

Reagointinopeus

Voidakseen reagoida täytyy ymmärtää nykytilanne. Talouslukuja tulisi seurata riittävällä tiheydellä, jotta nopea reagointi olisi mahdollista. Riittävä tiheys puolestaan on riippuvainen mm. yrityksen koosta ja tilanteesta. Reagointinopeudella en tarkoita paniikkinappulan painamista, päinvastoin, sitä tulee kaikissa tilanteissa välttää! Eikä paniikille ole tarvettakaan, mikäli aiemmin mainitsemani peruskivi on kunnossa ja siten seuranta sekä johtopäätösten teko on mahdollista.

Reagointinopeus on riippuvainen siitä millaisia asioita on esillä. Mielestäni on tärkeää priorisoida asiat muutamaan eri kiireellisyysluokkaan ja on myös tärkeää ymmärtää, että kaikkea ei voi hoitaa kerralla kuntoon. On siis syytä aloittaa niistä, joista on saavutettavissa eniten hyötyä helpoiten.

 

Lopuksi

Sellaista reseptiä ei liene olemassa, jolla aina saadaan yritys menestymään. On asioita joihin voi vaikuttaa ja sellaisia, joihin ei voi.  Yrityksen johto voi vaikuttaa omaan tekemiseensä ja suhtautumiseensa. Valinnoilla saattaa olla ratkaiseva merkitys yrityksen menestyksen kannalta.

Helsinki, 10.3.2014

 

Helena Laakso

KLT Taloushallinto