kokous

Kokous, palaveri vai neuvottelu? Rakkaalla lapsella on monta nimeä

Työyhteisöjen sisäisiä kokoontumisia kutsutaan monilla eri termeillä. Yleisimmin käytetään termejä palaveri, kokous ja neuvottelu. Tavoitteet ja toivottu lopputulos ohjaavat pitkälti kokoontumisen luonnetta.

Kokous määritellään määrämuotoiseksi, sääntöihin sidotuksi vuorovaikutustapahtumaksi. Osallistujilla on tiettyjä institutionaalisia rooleja, jotka näkyvät tilanteessa erilaisiin oikeuksiin ja vastuihin suuntautumisena. Kokouksessa painotetaan määrämuotoisia menettelytapoja ja sääntöjä, joilla pyritään takaamaan kokouksen osallistujille mahdollisimman yhdenvertaiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet sekä toisaalta kokouksen joustava ja riittävän nopea eteneminen. Kokouksen muodollisuutta määrittävät lait, säännöt ja kokoustapa. Tyyliltään kokouksissa tapahtuva vuorovaikutus ja viestintä ovat keskimääräistä muodollisempaa ja kokousrutiineihin sidottua. Kokouksilla on puheenjohtaja ja sihteeri, ja kaikilla läsnäolijoilla on jonkin asteinen yhteisymmärrys toiminnan tavoitteista.

Palaveri on kokousta joustavampi ja vapaamuotoisempi. Usein palaverilla tarkoitetaan lyhytkestoista neuvonpitoa, jossa vuorovaikutus on rikasta, puheenvuoroja voidaan käyttää pyytämättä ja muistiota ei välttämättä laadita. Neuvottelun avulla pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys neuvoteltavasta asiasta. Neuvottelu on tavoitteellinen, valittujen osanottajien välinen vuorovaikutus. Palaverien tavoin neuvottelut ovat joustavia ja vuorovaikutteisia. Hyvä ilmapiiri on neuvottelun onnistumisen kannalta merkittävämpää kuin kaavan noudattaminen.

Käytännössä kokous-, palaveri- ja neuvottelutermejä käytetään organisaatioissa sekaisin. Joissakin organisaatioissa puhutaan kokouksista, toisissa taas palavereista tai neuvotteluista. Työyhteisöissä on kokouksia, joissa asialista on puheenjohtajan korvien välissä, on kokouskaavaa noudattavia palavereita ja on myös neuvotteluja, joissa neuvottelun sijaan vaihdetaan ajatuksia. Yhteistä niillä on tavoitteena päästä yhteiseen tulokseen.

Yhä useammin järjestetään virtuaalikokouksia, jolloin henkilöt eri paikkakunnilta tai eri maista voivat osallistua yhteiseen kokoukseen. Virtuaalikokousten hyödyntäminen säästää aikaa, vähentää matkakustannuksia ja ympäristöhaittoja. Alkavan ryhmän ensimmäinen kokous kannattaa mahdollisuuksien mukaan järjestää kasvotusten. Kasvotusten viestintä on tärkeää, varsinkin jos osallistujat eivät tunne toisiaan. Verkostotyökaluilla voidaan tehostaa myös face-to-face – palavereita. Kokousajankohtien sopiminen on yksi iso kustannus ja turhautumisen aihe työssä. Jaettu sähköinen kalenteri on jo käytössä monessa yrityksessä. Sopivien kokousajankohtien löytämiseen on olemassa myös helppokäyttöisiä verkkopalveluja.

 

Lähteet:
Kansanen, A.2002. Neuvottelu- ja kokoustaito.
Niipola, S. & Rauramo, P. 2008. Hyvät kokouskäytänteet työpaikan arjessa.
Nikander, P. 2002. Moniammatillinen viestintä: Yhteistyö ja päätöksenteko sosiaali- ja terveydenhuollossa.
Otala, L. & Pöysti, K. 2012. Kilpailukyky 2.0.
Surakka, T. 2006. Työyhteisön palaverit – yhdessä tavoitteisiin.
Vaahtio, E-L. 2007. Pärjää palaverissa. Helsinki:

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *